Algunos trucos para organizar el espacio web de documentos compartidos

Si eres de las personas a las que les gusta organizar la lista y crear ficheros y carpetas, piensa a largo plazo: piensa que la lista puede crecer de forma considerable y que puede ser usada durante muchos años.

Aquí tienes algunas sugerencias para evitar que la lista crezca de forma anárquica:

• Si la lista va contener los mismos recursos a intervalos regulares, elige una organización mensual o anual (o cualquier otra que se ajuste a tus necesidades).
  

  Por ejemplo: si la lista está destinada a recoger trabajos de los alumnos, los alumnos van a asistir a las mismas clases y a realizar los mismos trabajos año tras año. De esta forma, podría ser interesante crear una carpeta para cada año académico en la raíz del espacio web de documentos compartidos: esto permite a los estudantes revisar los trabajos y lecciones de los años anteriores (siempre y cuando los profesores restrinjan el acceso a recursos sensibles). Esto puede realizarse con carpetas para cada lección o cada profesor dentro de la carpeta de cada año.

• Si la lista es una lista colaborativa destinada a todos los miembros de un departamento, es mejor que elijas una organización basada en un proyecto.
• Si la lista tiene como objetivo intercambiar información, elige una organización basada en temas.
• También puedes elegir una organización por personas, por equipos, etc. o incluso ¡combinar todas estas soluciones!

Para evitar problemas, elige con cuidado los nombres de los ficheros y carpetas que publicas en las listas: dales nombres cortos y explícitos y evita espacios, acentos, guiones y caracteres especiales.